Nicht abgeschickt. Nachweisbar angekommen.
Die Betriebsprüfung kommt Jahre später, und dann zählt kein Gedächtnis, sondern ein Dokument. Zu jeder Meldung bleiben sechs Dinge erhalten.
Transferticket
Die Nummer der Finanzverwaltung. Ohne sie bleibt nur die Behauptung, gesendet zu haben.
Übermittlungsprotokoll
Das Originalprotokoll bleibt unverändert archiviert und lässt sich herunterladen und weitergeben.
Hash der Sendedatei
Der Fingerabdruck der gesendeten Datei. Auch in einigen Jahren prüfbar, ob dieselbe Datei ging.
Eingefrorener Stand
Zeitpunkt, ausführende Person und die Zahlen von damals. Spätere Belegänderungen berühren diese Meldung nicht.
Berichtigungskette
Die laufende Nummer steigt, der Bezug auf die berichtigte Erklärung bleibt, die ursprüngliche Meldung wird nicht gelöscht.
Testübermittlung
Testsendungen sind gesondert gekennzeichnet. Auch wer neu ist, kann ohne Sorge probieren.
Geprüft werden nicht die Zahlen, sondern ihre Herleitung.
Gefragt wird in der Regel, woher eine Zahl stammt. Gebraucht wird an dieser Stelle keine Erklärung, sondern das Dokument im Stand der Festschreibung.
Deshalb frieren wir die Zahlen zum Zeitpunkt der Festschreibung ein und legen gesendete Datei und erhaltenes Protokoll gemeinsam ab. Spätere Korrekturen in der Buchführung bewegen die bereits eingereichte Meldung nicht.
Drei Regeln im Umgang mit Aufzeichnungen
Gelöschtes bleibt nachvollziehbar
Daten werden nicht physisch entfernt. Wer wann was geändert hat, wird mit aufbewahrt.
Fehler werden nicht verborgen
Scheitert eine Übermittlung, erscheinen Rückgabecode und Meldung im Klartext statt einer Erfolgsmeldung.
Test und Echtbetrieb bleiben getrennt
Testübermittlungen werden gesondert gekennzeichnet und erscheinen nicht in derselben Liste wie echte Meldungen.